Les conventions ont le vent en poupe depuis quelques années et les pays francophones n’échappent pas à la règle. Mais qu’est-ce qu’une convention ? - Inscris-toi gratuitement et surfe sans pub !
Février 2017 - sabby
Les conventions ont le vent en poupe depuis quelques années et les pays francophones n’échappent pas à la règle.
Généralement organisées sur un week-end de deux ou trois jours, les conventions sont des rencontres portant sur une seule série ou un groupe de séries similaires où plusieurs acteurs sont invités. Bien évidemment, les conventions sont payantes et proposent plusieurs tarifs. Les premiers prix sont variables en fonction des organismes et de leurs contenus, mais vous devez compter entre 85 et 150 euros en règle générale. Plus le prix est élevé et plus le pass contient d’extras. Les extras, sont les « animations » proposées en compagnie des guests présents : Photos, autographes, meeting et soirée. Ils peuvent également être achetés séparément du pass. Les pass dit VIP (tout compris) sont le plus souvent mis aux enchères sur EBay et montent souvent jusqu'à des prix exorbitants.
Beaucoup trouvent ses prix trop chers. Mais il faut savoir que les guests présents sont tous rémunérer et certains ont leurs exigences. Ces salaires représentant une grande partie du budget, mais il faut également ajouter la location des lieux, les salaires du personnel (agents de sécurités, traducteurs, hôtesses…), les pubs et aussi les impôts ! Et oui, pour organiser une convention, il faut être une association ou une société spécialisée et dans les deux cas, des taxes seront demandées.
Il arrive que certaines conventions soient annulées après la mise en vente des places. La plupart du temps, cette décision est prise, car trop peu de places ont été réservées. Il faut savoir que le budget dépend principalement du nombre de pass vendus et plus il y a de ventes, plus l’organisme peut se permettre de négocier la venue d’un nouveau guest. Depuis quelques temps, les organisateurs doivent souscrire des assurances "annulation" (de guests ou de la convention complète) afin de pouvoir rembourser les clients si besoin. Cependant, le risque zéro n’existe pas, comme nous l’a prouvé le scandale Guests Events (dont nous vous parlions dans le précédent numéro).
Il est très difficile de juger un organisme, mais sachez qu’organiser un tel événement demande beaucoup de temps, donc la plupart choisissent de se consacrer à 1, 2 ou 3 événements par an au grand maximum et avec plusieurs mois d’écart entre eux. Plus l’organisme proposera de conventions, plus leurs budgets (et donc les ventes) devront être importants et donc les risques d'annulation seront plus élevés.
Parmi les différents organismes se trouve la société Royal Events, qui organise depuis 2014 une à deux conventions par an sur les séries Teen Wolf et The 100. Leur particularité ? Ils sont situés à Toulouse et c’est dans la ville rose que leurs événements ont lieu. Clémentine et Lauren, les deux organisatrices, ont gentiment accepté de répondre à quelques questions.
Tout d’abord, pouvez-vous nous présenter Royal Events, votre organisme ?
Nous avons créé Royal Events en 2013. Etant passionnées de séries nous avons décidé de nous lancer dans l'organisation de conventions :) Nous sommes seulement 2 à tout organiser tout au long de l'année, notre équipe étant présente seulement pour nos événements.
Depuis 2014, vous organisez une convention annuelle « The Full Moon is coming» sur la série Teen Wolf et depuis l’année dernière, une seconde convention « We are Grounders » sur The 100. Pourquoi avoir choisi de renouveler l’expérience uniquement avec ses deux séries en particulier ?
Nous avons décidé de renouveler ces deux thèmes grâce à la demande des fans et l'intérêt des acteurs pour venir les rencontrer :)
Vous êtes l’un des rares organismes à réaliser vos événements en dehors de Paris. Pensez-vous que cela vous avantage ?
Pas spécialement car Paris est plus facilement accessible depuis d'autres villes, bien que les tarifs des hôtels pour les participants soient plus avantageux en dehors de la capitale; il nous aura quand même fallu plus de deux ans pour accueillir le nombre de participants que nous prévoyons au début^^
Les fans participent aux conventions pour passer un week-end sympa dans l’univers de leurs séries mais surtout pour rencontrer leurs acteurs favoris. En ce qui vous concerne, quel est le moment que vous préférez ?
Après plusieurs mois de travail, le meilleur moment est le samedi matin à l'ouverture, lorsque tous les fans sont dans la salle et que les acteurs sont sur scène; même si un long week-end va commencer nous avons quelques minutes pour relâcher un peu la pression et se dire que tout est ENFIN prêt:) Bien sûr on apprécie aussi la fin de la convention !
Les guests sont l’élément-clé des conventions mais c’est aussi l’un des plus gros challenge de l’organisation. Sans citer de nom, quelle est la demande la plus loufoque que vous ayez eu ?
Parmi les invités que nous avons reçus, nous n'avons eu aucune exigence loufoque, peut-être que la demande la plus originale que nous ayons eu était du lait végétal pour un thé mais finalement cet invité a accepté du lait en poudre :) Les demandes les plus loufoques viennent généralement plus des agents lors des négociations...
Teen Wolf se termine cette année. Pensez-vous continuer à organiser des conventions dessus ou envisagez-vous de prendre une autre série ?
Si la demande est encore assez suffisante pour permettre une prochaine édition, et que les acteurs sont toujours intéressés, nous l'envisagerons! Cependant, notre convention Teen Wolf ne nous empêche pas de faire un autre thème, nous souhaitons être vraiment sûres d'un projet avant de l'annoncer :)
La fin de l’année 2016 a été marquée par le scandale GuestsEvents. Cela vous a-t-il porté préjudice par rapport aux réservations de billets ?
Pas pour le moment, après une édition The 100 et notamment trois éditions Teen Wolf réalisées, nous pensons que les fans nous font confiance, sachant que ces conventions se sont bien déroulées, de plus nous n'avons jamais eu de problème avec l'annulation d'un invité ou autre suite à un non-paiement, puis nous avons pu rembourser les conventions que nous avons dû annuler. Malgré tout nous pensons que les participants n'ayant pas été remboursés suite à la liquidation de GuestsEvents, So Sweet Sensation, la convention GOT Carcassonne ou encore la convention TVD vers Nice, risquent d'être très réticents à faire de nouveau confiance à un organisme. La règle primordiale pour l'organisation d'une convention est de s'assurer de pouvoir rembourser les participants en cas d'annulation, ainsi que de respecter le budget. Il faut savoir que l'organisation d'une convention représente un gros budget, et bien que beaucoup pensent que les conventions font des bénéfices, ce n'est pas le cas.
Merci à Clémentine et Lauren, les deux fondatrices de Royal Events.
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